Agendamento eficiente facilita gestão de clínicas odontológicas
Nos últimos anos, o mundo testemunhou avanços significativos no campo da medicina, tecnologia e cuidados de saúde. No entanto, mesmo com todos esses progressos, a experiência do paciente ainda é o principal aspecto a ser considerado muito antes do diagnóstico ou do tratamento. Tudo começa no processo de agendamento.
Leia também – Dieta regular e bons hábitos são importantes para a saúde bucal
A eficácia com que os agendamentos são gerenciados desempenham um papel crucial não apenas na satisfação do paciente, mas também na otimização dos recursos e na maximização do tempo dos profissionais de saúde. A gestão adequada dos processos de marcação de consultas e exames surge como a peça fundamental nesse quebra-cabeça.
De acordo com Éber Feltrim, especialista e consultor de negócios na área da saúde e CEO da SIS Consultoria, é cada vez mais comum que os médicos disponibilizem suas agendas para que os pacientes tenham acesso de forma on-line. “Isso gera um conforto maior para aqueles que, muitas vezes, não conseguem realizar uma ligação para a clínica. Com os agendamentos remotos, minimizam-se as dificuldades e o paciente consegue escolher de forma prática o melhor dia e horário disponível”, revela.
Algumas estratégias podem ser adotadas para minimizar os atrasos e otimizar a utilização do tempo em clínicas odontológicas, garantindo atendimentos mais eficientes. “O mapeamento da agenda é o primeiro passo. Com um bom planejamento, a otimização de tempo dos atendimentos torna-se mais fácil. Delegar tarefas de forma precisa e identificar o que pode ser executado por outras pessoas da equipe também é um movimento certeiro. Além disso, a utilização da tecnologia é essencial para a gestão da clínica, permitindo que os processos sejam realizados de forma mais ágil”, pontua.
O investimento em capacitação e treinamentos para toda a equipe também é essencial para uma melhor execução dos processos. “Uma equipe bem treinada será capaz de realizar tarefas com mais agilidade, reduzindo o tempo necessário para a conclusão dos procedimentos e melhorando a qualidade do atendimento”, declara Feltrim.
O não comparecimento de pacientes em consultas agendadas custam caro para as clínicas. Para minimizar essas faltas, mensagens de texto, e-mails e lembretes por telefone são fundamentais. “Alguns softwares de gerenciamento oferecem ferramentas para o envio de mensagens de confirmação automáticas. No entanto, é preciso ter atenção com a frequência de envios para não irritar os pacientes com avisos constantes”, alerta o especialista.
Vale lembrar que as mensagens devem ser direcionadas de forma individual, contendo o nome do paciente, a data e o horário da consulta, além do endereço da clínica.
Emergências e situações imprevistas nas clínicas odontológicas podem apresentar alguns desafios. “Esses momentos exigem ações rápidas. Por isso, é de extrema importância um planejamento bem elaborado da agenda para que esses atendimentos não tenham um impacto tão negativo no andamento da clínica. A abordagem deve ser feita com empatia”, relata.
A segmentação de pacientes por tipo de tratamento, duração da consulta e outras variáveis pode contribuir para uma distribuição mais equilibrada da carga de trabalho ao longo do dia. “Desta forma, é possível otimizar os processos da equipe e aumentar a taxa de ocupação dos consultórios. Para aqueles que contam com parceiros externos, esta segmentação aumenta ainda mais a otimização do potencial da clínica, facilitando a criação de rotinas específicas, evitando retrabalhos e aumentando a performance de modo geral”, revela.
Feltrim acredita que algumas métricas e indicadores-chave devem ser monitorados para avaliar a eficácia da gestão de agendamentos e atendimentos:
- Taxa de permanência;
- Satisfação do paciente;
- Tempo de espera no atendimento;
- Taxa de absenteísmo;
- Produtividade;
- Novos pacientes.
Após a definição de quais métricas serão utilizadas, é importante realizar um acompanhamento de todos os indicadores. “Com os históricos em mãos, é possível verificar se algum dos itens está abaixo da expectativa, facilitando a definição de planos de ação para eventuais melhorias”, finaliza o especialista.